Para su comodidad, he subido esta guía como un archivo PDF junto con todas las plantillas de Excel en una carpeta de Dropbox ubicada en https://www.dropbox.com/sh/obsty4qh6yq1l9n/AADwXUp-N4QcxodGScVefle7a?dl=0
PROPOSITO
Este documento es proporcionado con el fin de proveer orientación en la elaboración de un presupuesto para un Club de Iglesia. Se provee solo como recomendación. Debido a que las necesidades y actividades de cada club son distintas, usted puede modificar este plan para acomodar los eventos u otros aspectos del club que usted administra. Este plan es presentado como una sugerencia y se espera que cada líder ejerza su criterio propio durante la implementación.
Antes de comenzar a armar un presupuesto, es necesario orar para que Dios aclare la mente y nos pueda dar ideas sobre las estrategias que se pueden implementar para correr un Club libre de ventas y sostenido únicamente por el ingreso de registraciones y cuotas de dichos miembros. También es necesario que las personas a cargo de la administración económica del club tengan conciencia de que cada centavo entregado a su disposición debe ser utilizados únicamente con el fin de beneficiar al club. En ningún momento se recomienda utilizar capital del club para actividades que no sean específicamente del club tales como cumpleaños, meriendas para reuniones de staff, etc.
PARTE 1: CREANDO EL PRESUPUESTO
ANTES DE COMENZAR
Una sugerencia antes de comenzar es obtener la información que la directiva del año anterior utilizo para correr el club. Esto servirá para analizar las actividades que se realizaron, la cantidad de miembros y las categorías en las que se gasto el dinero.
1) PLANEAR EL AÑO Y PRESUPUESTO
Antes de comenzar con una planeación financiera, es necesario planear las actividades que se quieren realizar durante el año. De esta manera se podrán hacer proyecciones sobre los gastos que se esperan tener. Esto debe incluir todo, desde la registración del Club en la Conferencia, convivios y honores hasta actividades como Bible Bowl. Existen gastos cuyas cantidades dependen del numero de miembros del club, como los honores, pins, etc. En la mayoría de los casos, la directiva sabe que miembros van a continuar a la siguiente clase y se puede planear según una proyección sobre cuantos miembros nueves se espera tener. En el caso de Conquistadores y Guías Mayores, se puede hacer una proyección al consultar directivas pasadas sobre el numero de miembros que se tiene en promedio.
A continuación les presento un ejemplar del presupuesto que incluye la categoría (lo cual cubriremos en la siguiente sección), la descripción del gasto y la cantidad que se espera gastar.
| Categoria | Descripcion | Cantidad |
| Actividad | DIA DE BICICLETAS | $ 150.00 |
| Conferencia | REGISTRACION CONFERENCIA 96 PERSONAS | $ 290.00 |
| Convivio | FIESTA DE BIENVENIDA | $ 200.00 |
| Material | GASTOS DECORACION SALON ($30 por 7 salones) | $ 210.00 |
| Material | LIBROS DE OVEJAS | $ 50.15 |
| Material | SHIPPING AND HANDELING (MATERIAL) | $ 100.00 |
| Material | PRESUPUESTO CLASE DE ARMADILLOS (8) | $ 80.00 |
| Material | PRESUPUESTO CLASE DE OVEJAS (8) | $ 80.00 |
| Material | PIN CONSTRUCTORES 10 (1.50) | $ 15.00 |
| Material | PIN MANITAS AYUDADORAS 17 (1.50) | $ 25.50 |
| Material | 18 HONORES CASTORES | 7 NINOS ($17.10 c/u) | $ 119.70 |
| Material | BIBLIA MANITAS 17 ($12.00) | $ 204.00 |
| Miscelaneos | MISCELANEOS | $ 150.00 |
| Programas | GASTOS DE INDUCCION | $ 100.00 |
| Programas | SABADO DE EL AVENTURERO | $ 300.00 |
2) CREANDO CATEGORIAS
Es recomendable crear categorías para todos los ingresos y gastos que se tienen planeados. Esto nos ayudara a organizar todo y ver cuánto dinero se gasta en cada cosa. A continuación les presento las categorías que creamos en el Club de Aventureros. Puede ser que las necesidades de su Club requieran mas categorías, como Oshkosh. Por favor utilice esta lista solo como una sugerencia.
- Actividad – Actividades que se realizan en el club para dar honores
- Bible Bowl – Actividades del Bible Bowl que incluyen a nivel local, conferencia, etc. Es recomendable presupuestar la activad de Área y Conferencia. En caso de ser necesario, se puede tener un plan especial para participar a nivel de Unión y División.
- Campamento – Todo lo relacionado con Campamentos
- Cuotas – Ingreso de cuotas
- Donación – En caso de que haya una donación al Club
- Evento – Eventos oficiales del club como reuniones en el parque, día del Aventurero (Conquistador, Guía Mayor, etc.)
- Material – Todo el material que se utilice para dar honores o una clase
- Orden – Todo lo relacionado con ordenes de uniforme, parches, camisetas de Club, etc.
- Reembolso – En casa de tener que regresarle dinero a algún miembro
- Registración – Esta categoría es para documentar las personas que pagan por su registración
- Cuotas – Esta categoría es únicamente para documentar el pago de cuotas
- Reunión – Esta categoría es para documentar gastos de reuniones de staff o padres
- Transferencia – Esta categoría es para documentar cuando se le entrega dinero cash a la Tesorera de la Iglesia para ser depositado en la cuenta del Club
3) CREANDO LAS PROJECCIONES
Una vez que se tenga el numero de miembros que se espera tener, aproximadamente, y el total de gastos que se esperan tener, podemos empezar a crear cálculos que nos permitan definir cuanto deberíamos de colectar en registración y cuotas.
Supongamos que al terminar la lista de eventos, pensamos que el total de gastos será de $5,000 dólares en un total de 45 miembros (aproximadamente). Para sacar la cantidad de ingresos por miembros, es necesario aplicar la regla del 10% (o de 15%, según mi recomendación personal).
Que es la regla del 10%?
La regla del 10% es una regla universal que dicta que toda proyección puede estar errada por 10% menos o más. O sea, si se espera tener 45 miembros, es posible que en realidad se tenga 10% miembros menos o 10% miembros mas. Igual, si se espera tener gastos de $5,000 dólares, es posible que se gaste 10% menos o 10% más de lo presupuestado. Así que para no quedar en negativo, es necesario agregar un 10% más a los cálculos del presupuesto. Aunque la regla sea de 10%, yo en lo personal sugiero un 15% para tener un margen de error favorable.
En nuestro ejemplo, como los gastos serán de $5,000 dólares, agregaremos $750 (ósea, 15% de $5,000 dólares), para un total de $5,750 dólares.
Como se calcula el porcentaje?
Usando una calculadora, ingrese la cantidad y multiplique .10 (para 10%) o use .15 (para 15%).
Ejemplo: 5000 X .15 = 750
Ahora que tenemos el presupuesto de $5,750, vamos a dividir esa cantidad según el numero de miembros, el cual en nuestro ejemplo es de 45.
Ejemplo: $5,750 / 45 = $127.78
Recomiendo rondear la cantidad al dólar mas cercano, en este caso, a $128.
En este caso, podemos ver que el costo por miembro seria de $128 dólares.
Una vez que tenga esta información, usted puede decidir como emplearla. Pueden decidir que el costo de inscripción es de $20 dólares y las cuotas son de un total de $108 dólares. O pueden subir un poco mas el total a $130 dólares, y decidir que la registración es de $30 y las cuotas son $100. Ustedes pueden diseñar la estrategia que más les parezca fiable.
Nota Importante:
Es una realidad que quizá no todos paguen sus cuotas por diversas razones. Existen miembros que quizá dejen de asistir al club, o que atraviesen una situación económica que les impida pagar. Esa es la vital importancia de la regla del 10%, y por lo cual recomiendo que sea 15% lo que se agregue al presupuesto. Esto les ayudara a tener unas finanzas robustas que los preparen para situaciones inesperadas. También es necesario resaltar que este plan no tiene previsto dar becas a miembros que quizá lo necesiten. La estrategia que su directiva decida utilizar debe ser según la necesidad del Club que administra para proveer incluso para los miembros que no tienen con que pagar. Hagan todo lo necesario para que nadie se quede sin asistir por cuestiones económicas.
PARTE 2: LA ORGANIZACION
EN RESUMEN
La organización durante el transcurso del Club es vital para asegurar unas finanzas sanas y cuentas claras en todo momento. A continuación presentare información sobre como nos organizamos para que usted pueda tener una idea. Todas son sugerencias y ustedes pueden cambiar las información según la necesidad de su Club.
1) LA BASE DE DATOS
Comenzaremos la organización del club manteniendo un récord sobre todos los ingresos y gastos así como un récord detallado sobre los miembros y lo que han pagado en cuotas y registración.
EL RECORD GENERAL
Recomiendo tener un récord general utilizando el programa de Excel. Si no tiene este programa, puede buscar en Google Sheets y le dan una versión electrónica completamente gratis.
A continuación les presento la base de datos que creamos. Por motivos de privacidad, oculte los nombres de las personas y otra información. La base de datos debe tener por lo menos la siguiente informacion
- Fecha – La fecha en la que se tomó la acción
- Cantidad – La cantidad que entro o salió del Club
- Tipo – Esto se refiero al tipo de ingreso o gasto, si fue con Cash o Cheque
- Recibo – La numeración del recibo en donde se registro. Todo ingreso o gasto debe tener un recibo asociado, sin excepción.
- Categoría – La categoría asignada para el tipo de gasto o ingreso (pago de Registración, Cuota, Material, Orden, etc.)
- Nombre – El nombre de la persona que esta dando dinero o a quien se le está pagando algo
- Comentario – Una sección de notas en donde puede escribir información importante como si un padre esta pagando para 2 hijos, pago parcial de alguna orden, etc. Las notas son vitales para que usted tenga un récord de todo.
No puede existir ninguna entrada o salida de dinero sin un recibo. Es altamente recomendable que escriba el número de recibo aquí para poder localizar cualquier información en caso de ser requerido. Este récord le será muy útil al momento de una auditoría interna o externa.
EL RECORD DE REGISTRACION Y CUOTAS
En una sección separada, puede mantener una base de datos con la siguiente información.
- Información
General y de Formularios
- Nombre del Miembro del Club
- Nombre del principal contacto
- Teléfono del contacto
- Registración – Si entrego su hoja de registración (debe coordinarse con la Secretaria del Club para tener esta información)
- Pago de Registración – La cantidad que ha dado para pagar su registración
- Pagos
de Cuotas – En este caso, lo organizamos por mes para saber cuanto se estaba
pagando cada mes.
- Puede organizarlo por meses (como en este caso) o por trimestre. Usted decida lo más conveniente para su Club, pero debe mantener un récord de lo que el miembro ha pagado en registración y cuotas, el cual es la principal fuente de ingresos del Club
- Total Pagado – El total que el miembro ha pagado
Esta información es vital porque con esto usted puede saber quien entregó el formulario de registración pero no ha pagado, quien ha pagado registración pero no ha entregado formulario con sus formas medicas y quien va atrasado en el pago de cuotas, enviar recordatorios, etc. Con esta información usted puede también crear reportes de lo que ha ingresado al Club para determinar si su meta de ingresos va en buen curso. También es importante porque si un padre o miembro quiere saber cuanto ha pagado o cuanto debe, usted rápidamente puede saber con tan solo ver esta hoja.
PARTE 3: REPORTES MENSUALES
Es necesario preparar reportes para entregarlos ya sea a la Directiva o presentarlos en una junta de padres / miembros. En nuestro caso, preparamos un reporte mensual con información sobre todo lo que entro de ingreso y los gastos que se hicieron. Les dejamos una imagen para que puedan ver el formato que utilizamos. Es sencillo pero eficaz.
Del lado izquierdo se encuentra información sobre el mes al que el reporte representa, el balance con el que el mes abrió y los ingresos que se aceptaron. De la parte derecha se encuentran los gastos y en donde dice “Total”, el numero representa la cantidad con la que el mes cerro.
La formula a utilizar es la siguiente:
Cantidad con la que el mes abre + Los ingresos – Los gastos = Cantidad con la que el mes Cierra
PARTE 4: RECOMENDACIONES
RECIBOS
- Tipo de Recibo – Es recomendable tener recibos que sean de 3 planos, ósea, un original y 2 copias. Esto es porque la persona que paga se queda con un recibo, la Tesorera se queda con otro, y el tercer recibo se entrega al Director / Directora del Club cuando se entregan los reportes mensuales o trimestrales. Estas copias deben incluir recibos que fueron anulados por cualquier motivo. Esto es con el fin de tener una mayor transparencia en la administración de los fondos.
- Organización – También recomiendo organizar todos los recibos que sean entregados a Tesorería en sobres que estén destinados para cada clase. Así será más fácil localizar un recibo en caso de una auditoria.
- Llenar toda la Información – Incluya la más información posible tal como nombre, cantidad, alguna nota, cantidad restante a pagar, etc. Tome su tiempo en llenar lo mas que pueda porque será de beneficio tanto para el miembro como para el equipo de Tesorería
GASTOS DE UNIFORME, ETC.
En ocasiones hay que ordenar uniformes para miembros nuevos, se venden camisas del Club, etc. Es recomendable redondear los costos al próximo dólar mas cercano. Esto facilitara el conteo de finanzas al reducir la cantidad de cambio menor que los tesoreros cargan y ayudara a cubrir gastos de envió según las ordenes. Por ejemplo, si un miembro quiere comprar un PIN que cuesta $1.50, recomiendo que lo de a $2.00 y evite cargar monedas. Esos $.50 centavos le ayudaran también a cubrir gastos de envío y aportara al balance positivo del Club. También se recomienda cobrar $4 dólares de manejo y envió a cada orden de uniforme que se hagan pues es aproximadamente lo que se gasta en el envío.
RECORDATORIOS
Recomendamos el uso de una aplicación móvil como www.remind.com para enviar recordatorios a todos los padres y/o miembros del Club ya sea de eventos próximos o sobre su estado de cuotas a pagar.
EQUIPO
Dirigir la tesorería de un Club es un trabajo muy delicado por lo cual recomiendo un equipo de dos o tres persona. Una persona puede encargarse de cobrar, otra de llevar la base de datos (el récord general y información de cuotas, etc.) y otra persona puede encargarse únicamente de enviar recordatorios de saldos pendientes. En un equipo de dos personas, la persona que cobra y otorga recibos también puede ser quien envié recordatorios de saldos pendientes.
PARTE 5: FINALIZANDO EL AÑO
Al finalizar el año, usted puede obtener el costo por miembro según todos los gastos que se hicieron durante su año. Eso se logra sumando todos los gastos que hubo y dividirlo por la cantidad total de miembros. No es necesario contar los gastos que se hicieron de ordenes de uniformes puesto a que estos pueden variar cada año, los miembros los cubren personalmente y no son parte de los costos de correr un Club.
Por ejemplo, si durante el año se gastaron un total de $6,000 dólares y hubo 43 miembros, entonces el costo por miembro sería de $139.54 o si redondea, seria de $140 dólares por miembro.
$6,000 / 43 = $140
Este numero es confiable pero no es final. Para poder tener un costo mas acertado, es necesario medir por lo menos 5 años de información y obtener el promedio de esos años. Por favor establezca un documento en su iglesia en donde esta información puede ser archivada y revisada cada ano para ayudar a futuras directivas a planear mejor sus finanzas.
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